Evraklar dijital ortama taşınıyor, arşivlerde yeni dönem başlıyor

Kurumların yıllar içinde biriken fiziksel evrak yükünü azaltmayı amaçlayan Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, İzmir'de kullanılmaya başlandı. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından geliştirilen sistem sayesinde binlerce sayfalık belge elektronik ortama aktarılırken, arşivlerde yaşanan erişim ve depolama sorunlarının da önüne geçilmesi hedefleniyor.

Fiziksel arşivlerde karşılaşılan belge kaybı riski, geniş depolama alanı ihtiyacı ve evraklara ulaşımda yaşanan zaman kaybını azaltmak amacıyla geliştirilen sistem, kurumların arşiv süreçlerini dijital platform üzerinden yönetmesine olanak sağlıyor.

İLK DİJİTAL DÖNÜŞÜM ŞİRKET ARŞİVLERİNDE GERÇEKLEŞTİRİLDİ

Uygulama kapsamında ilk olarak İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ'nin arşivleri dijital ortama aktarıldı. Geçmiş yıllara ait binlerce belge taranarak elektronik sisteme işlendi, indeksleme çalışmaları tamamlandı ve tüm evraklara saniyeler içinde erişilebilecek bir altyapı oluşturuldu. Böylece hem fiziksel belgelerin zamanla yıpranmasının hem de olası belge kayıplarının önüne geçilmesi amaçlanırken, arşivleme süreçlerinde önemli ölçüde zaman ve iş gücü tasarrufu sağlandı.

KAĞIT KULLANIMININ AZALTILMASI HEDEFLENİYOR

Yeni sistem, belgelerin farklı birimlere fotokopi yoluyla ulaştırılması zorunluluğunu da ortadan kaldırıyor. Evrakların güvenli şekilde dijital ortamda paylaşılabilmesi sayesinde kağıt tüketiminin ve baskı maliyetlerinin azaltılması planlanırken, doğal kaynakların korunmasına da katkı sunulması amaçlanıyor. Böylece sistem, yalnızca kurumsal işleyişi hızlandırmakla kalmıyor, çevresel sürdürülebilirlik açısından da önemli bir adım olarak değerlendiriliyor.

BELEDİYE İŞTİRAKLERİNDEN DİĞER KURUMLARA YAYILMASI PLANLANIYOR

Dijital Arşiv Yönetim Sistemi'nin kullanımına ilk olarak İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinde başlandı. Önümüzdeki süreçte belediyenin hukuk biriminde de uygulamaya alınması planlanan sistemle, belediye bünyesindeki farklı birimlerin arşivlerinin ortak bir dijital altyapıda yönetilmesi hedefleniyor. Uzun vadede ise belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel sektör işletmelerinin de bu altyapıdan yararlanması öngörülüyor.

GELİŞMİŞ ARAMA VE TAKİP ÖZELLİKLERİ SUNUYOR

Sistem yalnızca belgelerin taranmasını sağlamıyor. OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel evraklardaki bilgiler dijital verilere dönüştürülüyor. Böylece kullanıcılar belge türü, tarih, sicil numarası ya da anahtar kelime gibi kriterlerle aradıkları evraka kısa sürede ulaşabiliyor.

QR kod ve barkod destekli takip sistemi sayesinde ise bir belgenin teslim alınmasından dijital ortama aktarılmasına kadar geçen tüm süreç anlık olarak izlenebiliyor. Ayrıca sistemin mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ile entegre çalışabilecek şekilde geliştirildiği belirtiliyor.

BÜYÜK HACİMLİ ARŞİVLER KISA SÜREDE DİJİTALLEŞİYOR

Yüksek kapasiteli tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisi üzerine kurulan Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, web tabanlı yönetim ekranlarıyla toplu belge tarama süreçlerini tek platformda bir araya getiriyor. Bu sayede on binlerce sayfalık fiziksel arşivler kısa sürede dijital ortama aktarılabiliyor.

İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, geliştirdiği sistemle belediye iştiraklerinin yanı sıra farklı sektörlerde de dijital dönüşüm sürecini hızlandırmayı, güvenli ve sürdürülebilir bir arşiv yönetim altyapısını yaygınlaştırmayı amaçlıyor.